הכנת הקליניקה ליום שאחרי הקורונה

הכנת הקליניקה שלכם ליום שאחרי המשבר או איך ליצור מצב בו יש לכם תור המתנה?!

השינויים והעדכונים התדירים בנוגע להתמודדות עם משבר הקורונה מצד אחד מעודדים, אך מצד שני מבלבלים מאד. לאט לאט, השוק חוזר לפעילות ומורגשת שוב תנועה של מטופלים פוטנציאלים שמחפשים את המטפל המתאים עבורם. אמנם לא בטוח האם כולם יוכלו או ירצו לפנות לטיפול פרטי, אך בטוח שהצורך יעלה ויהיו הרבה מאד מתעניינים חדשים בטיפול או אבחון פסיכולוגי.

השאלה המתבקשת היא האם אתם, המטפלים, ערוכים ליום שאחרי? האם אותם מטופלים פוטנציאלים יוכלו למצוא אתכם, כאשר יחפשו מטפל או מטפלת? האם הכנת הקליניקה הושלמה, התאמתם את התוכנית השיווקית והעסקית שלכם ליום שאחרי המשבר?

במאמר זה נפרט מהם הצעדים החיוניים על מנת להתכונן ליום שאחרי ועל מנת שלא תשארו מאחור ובעיקר על מנת שתוכלו לקבל שוב מטופלים ולחזור לפעילות מלאה בקליניקה שלכם.

הערכת האתגרים החדשים

חשוב לנסות ולהעריך מראש מה יהיו האתגרים העיקריים שיעמדו בפניכם עם החזרה לפעילות. במסגרת הכנת הקליניקה ליום שאחרי המשבר נסו לבנות תכנית פעולה מסודרת שתוכלו לעבוד על פיה ולהיות ערוכים לזמן בו המטופלים יפנו אליכם שוב. האם תגבו את אותם תעריפים כמו קודם? הרבה אנשים פוטרו או איבדו את עבודתם, האם הם יוכלו לעמוד בתעריפים הרגילים שלכם לאחר המשבר? אין לשאלות אלו תשובות חד משמעיות, אך חשוב לזכור את המצב המורכב בו כולנו מצויים, הן מטפלים והן מטופלים ויכול להיות שהכי נכון יהיה לשמור על קשב בעת הפניה והשיחה על המחיר, כדי להיות מסוגלים לאתר מוקדם ככל הניתן התנגדות של פונה חדש לקבוע פגישה שנובעת מהמחיר. מלבד לשמירה על קשב וגמישות, יתכן ויעזור לנהל עם הפונה הפוטנציאלי שיחה כנה ופתוחה על הנושא, כדי לבדוק כמה חשב שהטיפול יעלה, כמה יכול לשלם. אם מצליחים לנהל את השיחה בנושא זה בצורה כנה ופתוחה, סביר שהמחיר לא יהווה מכשול לקביעת פגישה ראשונה.

הכנת הקליניקה מבחינה פיזית

בררו מה הדרישות החדשות לגבי טיפול בימי הקורונה, ציידו את הקליניקה והכינו אותה עם כל אמצעי הזהירות הנדרשים על מנת להגן על עצמכם ועל המטופלים שלכם. חשוב שתדעו להסביר ללקוחות שלכם וללקוחות הפוטנציאלים, כיצד אתם ערוכים ואילו אמצעי זהירות אתם נוקטים. סביר להניח כי לפחות עבור חלק מהמטופלים שלכם, אלו נושאים קריטים ויתכן אף שהם אלו שיבדילו אתכם ממטפלים אחרים שאולי לא הכינו עצמם בצורה שמספקת את הפונים.

הכנת הקליניקה מבחינה עסקית – בניית תכנית מותאמת

תוכנית עסקית היא למעשה קובץ שמטרתו לשקף את מצב העסק העתידי מכל הבחינות הרלוונטיות (שיווקי, טכנולוגי, כספי, אדמינסטרטיבי וכולי). אם עד היום עבדתם עם תוכנית עסקית שנתית, אז מאד מומלץ לעדכן את התוכנית העסקית שלכם לקראת פתיחת הקליניקה מחדש או לקראת קבלת מטופלים חדשים והרחבת הקליניקה בחזרה למצב הקודם שלה. במידה ועד היום לא עבדתם עם תוכנית עסקית מסודרת, אז עכשיו הגיע הזמן לזה… מטרתה של תוכנית עסקית היא לעזור לכם לעשות הערכות ריאליות של המצב ולבדוק התכנות של התסריטים השונים שחשבתם עליהם, לדוגמא, האם גביית תעריף מופחת ריאלי וכלכלית עבורכם ועוד.

תוכנית עסקית יכולה להיות מפורטת ולכלול מידע רב לגבי מתחרים, ניתוח השוק, חוזקות וחולשות ועוד, עם זאת, אפשר להסתפק גם בתוכנית מצומצמת יותר שתכלול: אילו שירותים אתם מציעים, תעריפים לכל שירות, עלויות שיווק ועוד.

נושא השיווק צריך לקבל מקום נאה בתוכנית ממוקדת שמטרתה לעזור לכם להתכונן לתקופה זו. בתכנון חשוב להגדיר את קהל היעד שלכם, מי הלקוחות ואל מי אתם פונים בשיווק שלכם (למשל פסיכולוג ילדים, ירצה לפנות בשיווק דווקא להורים), מה הצרכים של הלקוחות הפוטנציאלים שלכם ומתוך זה – מהם המסרים השיווקיים שתרצו להעביר וכמובן – מהם ערוצי השיווק היעילים ביותר עבורכם, עבור הלקוחות שלכם והעסק הספיציפי שלכם.

בדקו, באמצעות התוכנית העסקית, את המאזן הכספי שלכם, כמה תוכלו להשקיע בשיווק, מה ההכנסה הנדרשת על מנת שהעסק שלכם יהיה כדאי וכו’. כדאי להעריך את עלויות השיווק הצפויות וכן את ההחזר הצפוי להשקעה בשיווק, כדי שתדעו מה עליכם לעשות ובאילו ערוצי שיווק עליכם להשקיע כדי להגיע למאזן כספי חיובי ובכדי להחיות את הקליניקה שלכם מחדש.

חשוב ביותר שתקבעו יעדים מדידים, ריאליים במסגרת התוכנית העסקית שלכם, על מנת שתוכלו לעקוב אחריהם בתקופה הראשונה. מומלץ לעקוב אחר עמידה ביעדים לאחר חודש, חודשיים ובהמשך לפחות אחת לרבעון. מדדים שמומלץ להתייחס אליהם הם היקף העבודה (כמה מטופלים פעילים יש לכם), כמה פניות קיבלתם, מהם היעדים הכלכליים שהצבתם לעצמכם, מה עלויות השיווק שלכם ומה ההחזר הצפוי להשקעה בשיווק ועוד.

סיוע כספי ואפשרויות מימון

כולנו עברנו תקופה קשה ופגיעה קשה בהיבט הכספי. במידה ועל מנת להחיות את הקליניקה שלכם, אתם זקוקים לכסף נזיל, ניתן לחפש פרטים בנוגע לאפשרויות למימון נוסף לעסק. למדינה מגוון פתרונות לתמיכה בעסקים, תוכלו לנסות לקבל את המענק לעסקים קטנים או הלוואה בערבות מדינה. לפרטים נוספים, פנו לרואה החשבון שלכם והוא ידע להגיד לכם מה נדרש וכיצד תקבלו את המענק או מהם הצעדים לקבלת הלוואה לעסקים.

אסטרטגיה שיווקית ותוכנית שיווקית

חשוב מאד להחליט מהי האסטרטגיה השיווקית שלכם לימים שאחרי המשבר. הכינו תכנית שיווק וקבעו לעצמכם צעדים ברורים:
בראש ובראשונה הצעדים שיעזרו לכם הם יצירת קשר עם מטופלים קיימים, יצירת קשר עם מטפלים אחרים (קולגות) לעזרה הדדית והפניית מטופלים הדדית.
צעדים נוספים שתוכלו לנקוט לשיווק הקליניקה:

עדכון הפרופיל באתר וברשתות החברתיות. שתפו במידע על עצמכם, על השירות שאתם מציעים, על האני מאמין שלכם, הניסיון שצברתם ועוד. אל תנסו לכתוב בשפה מקצועית מדי, היא לרוב לא מובנת ועלולה להרחיק לקוחות. השתדלו לכתוב בשפה ברורה וקולחת. חשבו על הקוראים שלכם ועל מה שמעניין אותם, כאשר אתם כותבים.

עדכון הטקסטים שכתבתם באתר או ברשתות החברתיות.

כתיבת תכנים חדשים מותאמים לתקופה.

חשוב שהתכנים שלכם יהיו בעלי ערך לקוראים, שהקוראים ירגישו שהם מקבלים מידע שחיפשו והיה חשוב עבורם. כך תוכלו בהדרגה ליצור קהל קוראים שמתעניין במה שיש לכם להציע.

ההתמדה חשובה כדי שהלקוחות הפוטנציאלים שלכם יכירו אתכם ולאט יצרו בכם אמון. אחרי שיש להם אמון בכם, הם יחשבו עליכם כאשר יעלה הצורך בהתייעצות או בפניה לטיפול.

תכנים נוספים שיכולים לסייע ונחשבים יעילים הם תכנים מצולמים, בין אם תמונות שיכולות לשקף את האווירה או את השירות שאתם מציעים, סרטונים ופודקסטים בנושאים שיעניינו את הלקוחות הפוטנציאלים שלכם.

את התכנים שיצרתם כדאי לשתף, כדי שיגיעו לכמה שיותר אנשים. אפשר להעלות לאתר, לפרסם בפייסבוק או ברשתות אחרות. בנוסף, אפשר ומומלץ להפיץ את התכנים גם בקבוצות פייסבוק רלוונטיות.

אם ישנו תחום מקצועי או קהל יעד מסוים בהם אתם מומחים, הדגישו זאת בתכנים שלכם. אם תצליחו להגדיר נישה ייחודית, בה אתם מומחים, זה יכול לתרום רבות להרחבת קהל הלקוחות ולמיתוג שלכם כמומחים בתחום.

עוד על כתיבת תוכן מקצועי לאתר ולרשתות החברתיות

מאד מאד חשוב שהתכנים שאתם מפרסמים יהיו איכותיים ויספקו ערך לקוראים שלכם. תכנים עם ערך הם תכנים שמקבלים חשיפה רבה יותר ומדברים ללקוחות הפוטנציאלים שלכם. פרסמו תוכן איכותי באתר שלכם או באתרים רלוונטיים ונסו להפיץ אותו בפורומים מתאימים וברשתות החברתיות. בלוג אישי שעונה על שאלות נפוצות של מטופלים הוא דרך מצוינת להגיע לקהל יעד רחב יותר. השתמשו במילות מפתח נפוצות שעולות בחיפוש בגוגל, כך האתר שלכם יקבל יותר חשיפה אורגנית.

אם אין לכם אתר או דף עסקי בפייסבוק, אפשר להשתמש בפלטפורמה לפרסום מטפלים שמאפשרת להעלות תכנים שלכם. חשוב שהמאמר שכתבתם והעליתם ישוייך אליכם ותקבלו עליו קרדיט וקישור לפניה אליכם.
מטופלים רבים מגיעים בעקבות חיפוש בגוגל או פייסבוק, לכן אם יש לכם תקציב מתאים לכך, שווה להשקיע בקידום ממומן המיועד לקהל הרצוי. קידום ממומן בפייסבוק או בגוגל זהו נושא בפני עצמו ונרחיב עליו בהמשך.

שירות לקוחות

כן, כן, זו לא טעות… גם בתחום הטיפול ישנו שירות לקוחות. אתם נותני השירות ללקוחות שלכם וחשוב שתדעו גם כאן לתת מענה נכון ומתאים למטופלים הפוטנציאלים שלכם.

מהו שירות לקוחות בתחום הטיפול?
מענה מהיר לפניות בטלפון ובמייל הוא הכרחי על מנת לא לאבד מטופלים פוטנציאליים ועל מנת לתת תחושה שאתם מסוגלים להחזיק את הקליניקה שלכם ואת המטופלים שלכם. שירות לקוחות טוב ונעים עוזר לבסס אמון בכם ובטחון במקצועיות שלכם.
ככל הנראה אנשים רבים יפנו לטיפול בתקופה הקרובה והמלצות אישיות ממכרים או מטופלים מהעבר, זו דרך מצוינת להגיע אליהם, לכן הכי חשוב מעבר למאמצי השיווק לשמור על עבודה מקצועית ברמה הגבוהה ביותר. המטרה שלכם היא לעזור למטופלים ולכן גם הם וגם אתם תרוויחו מטיפול יעיל ומקצועי.

בנוסף, אמנם זה עדיין לא מאד מקובל בתחום, אבל האינטרנט והעולם הדיגיטלי כוה עלינו התאמה לסטנדרט שונה מזה המוכר לנו. לקוחות פוטנציאלים למדו לחפש המלצות על כל מוצר או שירות שהם רוכשים. במידה ויש לכם המלצות שתוכלו לפרסם, בהתחשב בכל כללי האתיקה, כמובן, זה יכול לתת לכם ערך רב בעיני המטופלים ואולי אף לגרום להם לבחור בכם על פני מטפלים אחרים.

ישנם עוד דברים שאפשר וכדאי לעשות, נרחיב עליהם במאמרים הבאים.

מעוניינים להתעדכן בתכנים שלנו למטפלים? עקבו אחרינו בעמוד הפייסבוק.

חזרה קלה לשגרה לכולנו.

שלכם

צוות מרכז רימון